Chaque semaine, nous recevons tous un grand nombre de documents administratifs qu’il nous faut conserver. Certains arrivent aussi directement par voie numérique que nous imprimons.
Comme nous courrons tous après le temps et que la tâche est quelque peu ennuyeuse, nous empilons nos papiers dans une corbeille en repoussant la corvée à plus tard. Quand la corbeille déborde, nous nous décidons enfin à classer ses documents dans les boîtes de stockage.
Pour parer au désagrément de ne jamais mettre la main sur le document que vous cherchez, et pour être capable de trouver le moindre relevé bancaire, la moindre facture en quelques clics, il existe une solution radicale : l’archivage numérique de vos documents.
Facile à mettre en place, rapide, l’archivage en ligne permet un archivage organisé et structuré de vos documents.
Plan du guide
Quels sont les avantages de l’archivage électronique ?
L’archivage de documents par voie électronique est un processus de conservation de documents destiné à les classer, les réunir, les protéger et ce, sur un support sécurisé pour être capable très rapidement de les restituer et de les exploiter si cela est nécessaire.
L’archivage de fichier en ligne présente son lot d’avantages.
Il permet d’éviter la tâche chronophage et ô combien désagréable du classement des papiers dans des boîtes de stockage ou des armoires administrative.
Vous gagnez de la place dans vos armoires en ne les encombrant pas de tous vos dossiers administratifs.
Vous avez toujours à porter de main tous vos documents dès lors où vous avez une connexion internet, que ce soit sur votre portable, votre tablette, votre PC.
La manipulation des documents que vous stockez en ligne est facilitée, ainsi que le partage de ceux-ci entre les membres du foyer.
L’envoi si nécessaire par voie numérique est aisée puisque tous les documents sont déjà sous un format numérique.
Enfin, en cas de sinistres chez vous, de catastrophes naturelles, les documents archivés informatiquement subsisteront par opposition aux dossiers type papiers qui eux seront détruits partiellement ou entièrement durant le sinistre.
Combien de familles dont la maison brûle ou est envahie par les eaux se retrouvent sans factures pour leur compagnie d’assurance, sans le moindre document administratif nécessaire pour bâtir un dossier de déclaration de sinistre ?
Quelles sont les limites de l’archivage électronique pour certains documents ?
Naturellement, vous pouvez décider de numériser tous les documents que vous recevez afin de les stocker de façon dématérialisée. Tous les types de documents qu’ils soient nativement numériques ou qu’ils aient été scannés sont numérisables. A vous d’identifier ceux que vous déterminez comme étant absolument fondamentaux de protéger et de conserver dans le temps.
L’archivage électronique permet aussi le stockage des photos de vos biens, ce qui peut s’avérer utile en cas de sinistre.
Cependant, attention, certains documents n’auront pas la valeur juridique de celle de l’original. C’est pour cela que l’archivage de fichiers par voie électronique peut être aussi un moyen de compléter l’archivage des documents qu’il faut garder légalement sous la forme papier.
Par contre, les documents que vous recevez par voie numérique de certains fournisseurs comme les opérateurs de téléphonie mobile, les fournisseurs d’électricité ou d’eau conservent, eux, leur valeur juridique.
Qu’est-ce que l’archivage légal ?
L’archivage légal des factures et l’archivage légal des documents administratifs permet de répondre à plusieurs obligations légales et fiscales. L’archivage légal offre la possibilité de conserver de façon indéfinie tous les documents numérisés. Ainsi, comme nous l’avons vu, ceux-ci sont rapidement accessibles et peuvent être restitués rapidement si demandés.
Depuis la loi 2000-230 du 13 Mars 2000, la loi reconnaît qu’un document numérique peut être une preuve recevable en cas de litige. On parle de valeur probante des documents numériques. Auparavant, uniquement les documents type papiers étaient acceptés et n’avaient de valeur. Avec l’évolution technologique de l’information, avec l’apparition de la signature électronique, il était évident que cette révolution devait se produire.
Quelle est la durée légale d’archivage ?
La durée archivage légal est définie dans un cadre légal en fonction du type de document. Vous trouverez sur le site du service public, rubrique « Vos droits », la durée légale des papiers à conserver pour un particulier.
Une facture ne doit pas se conserver aussi longtemps qu’une fiche de paie, qu’un contrat, qu’un courrier recommandé, qu’un diplôme, qu’une note de frais. La durée de conservation légale d’un document électronique est la même que celle d’un document papier.
Comment mettre en place un archivage électronique ?
Pour procéder à un archivage électronique, il faut souscrire à une offre de coffre-fort électronique. Ainsi, depuis une dizaine d’années, les banques et les compagnies d’assurance proposent des coffres-forts électroniques aux particuliers.
Il peut s’agir de coffres-forts entièrement à valeur légale, ou alors partiellement, ce qui signifie qu’uniquement une partie du coffre servira à l’archivage légal (ou archivage à valeur probante)
Le coffre-fort électronique est un espace de stockage entièrement personnel, confidentiel et protégé qui vous permet de sauvegarder vos données et d’y avoir accès quand bon vous semble. Le coffre-fort électronique est hébergé chez le prestataire qui vous le fournit.
Le stockage des données à valeur probante est rendu possible grâce à des systèmes d’horodatage, de signatures électroniques, de cryptages, de scellements.
Certains coffres-forts se chargent de la collecte automatique auprès des fournisseurs que vous renseignez. C’est là un gain de temps exceptionnel pour vous.
Concrètement, pour déposer des documents en ligne dans votre coffre-fort numérique, il suffit de télécharger les documents nativement numériques ou préalablement scannés dans votre espace.
La plupart des coffres-forts électroniques acceptent vos fichiers en formats PDF et vos images en format jpg, png et gif. Vous pouvez aussi y déposer des enregistrements en format MP4.
